¿Qué es la ofimática profesional y por qué es importante?

¿Interesado en estudiar Administración de Empresas? ¡Perfecto! Para poder completar tu camino profesional, es necesario que tomes en cuenta algunos factores importantes que profundizan tus conocimientos y habilidades. Uno de ellos se relaciona con la ofimática profesional y sus funciones

La ofimática profesional está vinculada con los sistemas de automatización de oficinas y es una parte integral de cualquier empleo. Los lugares de trabajo modernos la usan para todo, desde procesar documentos hasta imprimir, escanear, enviar documentos por fax y encargarse de numerosas funciones laborales.

Muchas empresas ya han hecho la transición por completo a formatos digitales. Sin embargo, todavía existe la necesidad de copias físicas de ciertos tipos de datos que solo se pueden imprimir o enviar por fax en papel. Después de leer este artículo, tendrás una mejor idea de qué es la ofimática profesional y por qué es importante.

 

¿Qué es la ofimática profesional?

La ofimática profesional es un término general para el software y el hardware que automatizan o agilizan varias tareas ligadas a una empresa. Puede ser tan simple como convertir un documento en PDF o tan complicado como automatizar flujos de trabajo de oficina completos.

Un sistema de automatización de oficinas puede ayudarte a hacer más en menos tiempo al optimizar tu carga de trabajo con programas diseñados específicamente para ocuparte de ciertas tareas con una interacción humana mínima.

Por lo general, esta requiere tener todos los recursos de hardware, software y red para automatizar tareas básicas a nivel avanzado en un entorno de oficina. Una solución integral de automatización de oficinas generalmente incluye:

  • Computadoras para todos los empleados y/o personal de procesamiento de datos
  • Softwares que permiten el procesamiento de textos, la creación de hojas de cálculo, la gestión de cuentas y más
  • Conectividad a Internet y programas de correo electrónico para enviar y recibir mensajes de correo electrónico.

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¿Por qué es importante la ofimática profesional?

 

1. Reduce el costo operativo

Con la ofimática profesional adecuada, puedes reducir significativamente los costos operativos. Por ejemplo, las herramientas automatizadas pueden completar varias tareas en un período breve para que no tengas que dedicar horas al papeleo. También te ahorra el dinero gastado en la contratación de empleados para estos trabajos.

 

2. Aumenta el seguimiento eficiente de documentos

Los sistemas automatizados son útiles porque se encargan de todos los documentos y archivos. Como resultado, puedes tener un área centralizada donde todos pueden acceder a estos archivos.

Un sistema automatizado también realiza un seguimiento de los cambios realizados en cada archivo para saber quién accedió a qué información, cuándo lo hizo y qué se modificó.

 

3. Reduce el error humano

Si bien los seres humanos pueden cometer errores al manejar documentos y archivos digitales, los sistemas automatizados no cometen errores. Siguen el mismo protocolo cada vez que manejan cualquier tarea, por lo que puedes asegurarte de que todo se complete sin errores.

 

4. Ahorra tiempo

El software de automatización de oficinas ahorra tiempo, por lo que puedes dedicar tu tiempo a tareas más productivas en lugar de hacer un trabajo tedioso. De esta manera, puedes completar todas las tareas de manera eficiente y a tiempo.

 

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5. Gestiona el flujo de trabajo

Otra ventaja de tener un software de automatización de oficinas es que pocos trabajadores remotos pueden administrar el trabajo fácilmente. De esta manera, el flujo de trabajo permanece optimizado y manejable.

6. Aumenta la precisión

Cada vez que tu software de ofimática realiza una tarea, puedes enviar una alerta al equipo en cuestión para que pueda verificar si hizo todo correctamente o no. De esta manera, se verifica cada paso del proceso y, si algo falla, puedes solucionarlo de inmediato antes de que se salga de control.

7. Seguridad de datos confidenciales

La gestión segura de datos es una de las principales razones por las que la mayoría de las empresas actualizan sus sistemas a software automatizado. Te ayuda a transferir datos de forma segura y reduce las posibilidades de que se filtre información confidencial de la oficina.

El uso de la nube para el intercambio y el almacenamiento de datos en lugar de las unidades locales evita que se pierda en caso de incendio, subida de tensión o cualquier otro problema de hardware.

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Hasta aquí hemos conocido la importancia de la ofimática profesional. Esta mejora el flujo de trabajo y te brinda grandes beneficios. Ten en cuenta que mantenerte actualizado sobre las últimas tecnologías y elegir las mejores herramientas garantizará los mejores resultados para tu empresa.

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